Überflüssige Absatzmarken aus einem Dokument entfernen

Word ist ein absatzorientiertes Textverarbeitungsprogramm, d. h. viele Formatierungen werden absatzbezogen zugewiesen. Es ist deshalb wichtig, dass Sie nur dann die Eingabetaste drücken, wenn wirklich ein neuer Absatz beginnen soll. Enthält das Dokument bereits störende Absatzmarken, können Sie mit der Funktion für das automatische Ersetzen alle überflüssigen Absatzmarken aus einem Dokument entfernen.

Wenn Sie Dokumentabschnitte formatieren, ihnen z. B. 1 Blocksatz zuweisen und 2 nicht der gewünschte Effekt eintritt, müssen Sie prüfen, ob der Textabschnitt überflüssige Absatzmarken enthält.

Auch wenn Sie nachträglich Text hinzufügen oder entfernen oder die Seitenränder ändern und der Text 3 dann unerwünschte Umbrüche enthält, sind Absatzmarken die Ursache.

Im Beispieltext wurde an jedem Zeilenende die Eingabetaste (¢) gedrückt, und dadurch ein Absatz erstellt. Der Text besteht aus lauter einzeiligen Absätzen, weshalb der Blocksatz nicht wirksam wird.

Wollen Sie fortlaufenden Text eingeben, sollten Sie möglichst im Fließtext schreiben. Wenn Sie das Zeilenende erreichen, beginnt Word automatisch eine neue Zeile. Ändert sich der Text, werden die Zeilenumbrüche automatisch angepasst.

Absatzmarken sichtbar machen

Klicken Sie auf die Schaltfläche 1 Alle anzeigen, um alle 2 Absatzmarken einzublenden.

Die Schaltfläche zeigt außer den normalerweise nicht sichtbaren 3 Absatzmarken auch 4 Zeilenumbrüche, 5 Leerzeichen, 6 Tabulatoren, sowie 7 Seiten-, Abschnitts- und Spaltenwechsel.

Überflüssige Absatzmarken löschen

Um die überflüssigen Umbrüche aus einem Dokument zu entfernen, löschen Sie die Symbole »¶« an allen Stellen, an denen kein neuer Absatz beginnen soll. In längeren Dokumenten können Sie die Ersetzen-Funktion verwenden, um alle überflüssigen Absatzmarken automatisch zu entfernen.

Klicken Sie dazu im Register Start auf die Schaltfläche 8 Ersetzen.

Falls im Dialogfeld Suchen und Ersetzen die Schaltfläche Sonderformat nicht angezeigt wird, klicken Sie auf die Schaltfläche 9 Erweitern.

Klicken Sie auf die nun sichtbare Schaltfläche 10 Sonderformat und im Menü auf den Eintrag 11 Absatzmarke. Um die überflüssigen Absatzmarken zu löschen, lassen Sie das Eingabefeld Durch leer.

Klicken Sie zum Start des Ersetzen-Vorgangs auf die Schaltfläche Weitersuchen, um die erste Absatzmarke zu suchen und anzuzeigen.

Klicken Sie auf Ersetzen, um diese Absatzmarke zu löschen. Klicken Sie auf Weitersuchen, um die nächste Absatzmarke anzuzeigen.

Um alle Absatzmarken in einem Schritt automatisch zu ersetzen, klicken Sie anstatt auf Ersetzen auf die Schaltfläche Alle ersetzen. Bestätigen Sie die Meldung über die Anzahl der Ersetzungen und schließen Sie das Dialogfeld mit der Schaltfläche Schließen.

Zwei aufeinanderfolgende Absatzmarken korrigieren

Häufig wird nach dem Beenden eines Absatzes zweimal die Eingabetaste (¢) gedrückt und damit zwei Absätze bzw. Absatzmarken erzeugt, um eine Leerzeile einzufügen. Diese doppelte Absatzmarke stört dann bei der Zuweisung von Formatvorlagen, nach Hinzufügen oder Löschen von Text und veränderten Seitenumbrüchen.

 

Um nur eine von zwei aufeinanderfolgenden Absatzmarken zu entfernen, fügen Sie nach Klick auf die Schaltfläche Sonderformate zweimal den Code »^p« in das Eingabefeld 1 Suchen nach ein:

^p^p

Fügen Sie einmal den Code für eine Absatzmarke in das Feld 2 Durch ein:

^p

Auf diese Weise können Sie die Ersetzung automatisch durchführen und entfernen nur die doppelten, überflüssigen Absatzmarken.

Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche 3 Alle ersetzen und bestätigen Sie das folgende 4 Dialogfeld.

Andere Sonderformate löschen

Sie können mit der Ersetzen-Funktion auch überflüssige 5 Tabstopps, 6 manuelle Seiten- und 7 Abschnittsumbrüche und auch 8 Leerzeichen entfernen. Sie können dabei die Codes auch wie oben beschrieben direkt in die Eingabefelder eingeben:

• Tabstopps: ^t
• Manueller Seitenumbruch: ^m
• Abschnittsumbruch: ^b
• Leerzeichen: ^w